Nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức và phát triển bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, làm thế nào để quản lý nhân sự hiệu quả là một bài toán mà tất cả quản lý đều cần quan tâm và giải quyết. “Cách tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Access” là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trên Google về chủ đề phần mềm Access. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả bằng Access.
Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự bằng Access
Phần mềm quản lý Access là công cụ lưu trữ thông tin, hồ sơ cá nhân, tính toán, in ấn giấy tờ, kiểm tra thông tin nhanh chóng và độ chính xác cao. Access giúp quản lý dữ liệu bằng bảng như trong Excel, nhưng hiệu quả trong quản lý nhân sự vượt trội hơn với giao diện chi tiết, đảm bảo độ chính xác nhất.
Access giúp bạn truy xuất cơ sở dữ liệu và thông tin dễ dàng, hỗ trợ rút ngắn thời gian so với làm thủ công. Với Access, bạn có thể quản lý thông tin dữ liệu của nhân viên một cách dễ dàng, không cần phải lục lại toàn bộ hồ sơ lưu trữ.
Những kinh nghiệm quan trọng để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bằng Access
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access trên hệ điều hành Windows 10.
Bước 1: Gõ “Access” vào ô tìm kiếm góc trái màn hình và Click vào kết quả Microsoft Access. Lúc này bạn sẽ thấy giao diện của Microsoft Access với ký hiệu chữ A màu hồng.
Bước 2: Chọn menu file, chức năng ‘New database’ => Nhập Tên cho cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo và nhấn Enter. Lúc này bạn sẽ thấy giao diện sẽ thay đổi thành một Database mới.
Sau khi bạn đã làm xong 2 bước trên, lúc này bạn sẽ thực hiện công việc nhập, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp mình.
Để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bằng Access và cập nhật chính xác mọi thông tin của mỗi cá nhân nhân viên, bạn cần hiểu sơ về cách sử dụng các mục có sẵn trong phần mềm Access trước.
1. Table (Bảng)
Đây là bảng chứa thông tin chìa khóa và liên quan đến nhau để tạo thành một cơ sở dữ liệu logic.
Cách tạo bảng: Từ cửa sổ Database, chọn mục table => Chọn nút New => Chọn Design View. Xuất hiện 3 cột là Field name (tên), Data Type (kiểu trường) và Description (miêu tả). Bạn lần lượt nhập các thông tin đó vào bảng.
2. Query (Truy vấn)
Truy vấn được sử dụng để lấy ra một đối tượng liên quan trong một vùng làm việc.
Cách tạo truy vấn: Sử dụng các khung màn hình wizard hoặc lấy dữ liệu liên quan từ bảng trong Design. Từ khung Design, bạn chọn dữ liệu bằng cách thêm bảng hoặc các truy vấn đang chứa dữ liệu đó và điền chúng vào Design.
3. Form (Biểu mẫu)
Biểu mẫu là nơi bạn điền và lưu trữ thông tin hoặc thay đổi dữ liệu và hiển thị trực tiếp trên màn hình làm việc.
Cách tạo Form bằng wizard: Trong cửa sổ Database, chọn Form => Chọn New => Chọn Form Wizard để thiết kế tự động/ Table hoặc Query để làm nguồn và Chọn kiểu Form. Chúng bao gồm nhiều ô điều khiển như Text box, List box, Option group,…
4. Record (Bản ghi)
Bản ghi là dạng thông tin và với mỗi thông tin riêng, sẽ là một thẻ.
Cách tạo Report: Từ cửa sổ Database, chọn Report, tương tự như tạo Form, bạn thực hiện các bước còn lại.
5. Hàm lệnh Macros
Hàm lệnh Macros gồm 1 dãy các hành động, tập hợp một hay nhiều chức năng thực hiện tác vụ riêng. Bạn có thể kết chuỗi chức năng vào một hàm lệnh để Access thực hiện khi hàm lệnh được điều hoạt và bạn phải sử dụng đến Macros.
Cách tạo Macros: Chọn Maros từ cửa sổ Database => Chọn New => Chọn Action và các đối của Action => đặt tên và ghi cho Macros.
Thay vì sử dụng Excel, việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bằng Access đảm bảo số liệu thông tin đầy đủ nhất, không sợ bị thất lạc hay mất hay đánh cấp. Và so với Excel, Access dễ sử dụng hơn, đặc biệt khi cần tính toán để có kết quả chính xác.
Tuy Access có một số hạn chế khi quản lý cơ sở dữ liệu lớn và triển khai hệ thống qua internet, nhưng với sự phát triển của công nghệ, đã xuất hiện nhiều phần mềm quản lý nhân sự toàn diện khác như HrOnline. Với HrOnline, bạn có thể quản lý nhân sự một cách đơn giản và hiệu quả, cùng với nhiều tính năng ưu việt như:
- Thời gian triển khai nhanh chóng
- Được hỗ trợ đào tạo sử dụng và tư vấn chuyển đổi số
- Không cần cài đặt phần cứng, chi phí hợp lý, linh hoạt
- Sử dụng trên đa thiết bị: máy tính, laptop, máy tính bảng và app điện thoại
- Bảo mật và lưu trữ theo chuẩn Google, hỗ trợ backup và khôi phục dữ liệu
- Cập nhật tự động, bảo trì thường xuyên, liên tục update tính năng mới miễn phí
- Giao diện trực quan dễ dùng, dễ nâng cấp khi có sự thay đổi quy mô nhân sự.
Với những kinh nghiệm và kiến thức trên, bạn có thể xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bằng Access hoặc tận dụng những phần mềm quản lý nhân sự toàn diện như HrOnline để quản lý nhân sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian.