Chào mừng bạn đến với EzBeauty.vn! Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các quy định quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên của Sở Giáo dục và Đào Tạo Bến Tre. Hãy cùng nhau khám phá nhé!
Những quy định chung
Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Quy định này áp dụng cho các trường đại học, học viện, trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp. Điều này bao gồm quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên bằng công nghệ thông tin, bao gồm các nội dung hồ sơ, hình thức, việc lập và lưu trữ hồ sơ, chế độ báo cáo và trách nhiệm của các cơ sở giáo dục.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ được hiểu như sau:
- Hồ sơ học sinh, sinh viên: là tài liệu tổng hợp về học sinh, sinh viên, chứa đựng thông tin quan trọng về quá trình học tập, sinh hoạt, rèn luyện của học sinh, sinh viên. Hồ sơ này bao gồm hồ sơ của từng học sinh, sinh viên và hồ sơ thống kê tổng hợp về tình hình học sinh, sinh viên.
- Hồ sơ điện tử: là hồ sơ học sinh, sinh viên được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu.
- Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu được tổ chức, sắp xếp để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.
- Dữ liệu: là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh hoặc dạng tương tự.
- Trao đổi dữ liệu điện tử: là việc chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thoả thuận về cấu trúc thông tin.
- Phần mềm quản lý học sinh, sinh viên: là chương trình ứng dụng để thực hiện một số công việc trong công tác quản lý học sinh, sinh viên, được diễn đạt theo ngôn ngữ máy tính có thể đọc được.
Yêu cầu của công tác lập và quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên
- Bảo đảm đầy đủ, chính xác và bổ sung kịp thời.
- Nắm chắc tình hình của mỗi học sinh, sinh viên và số liệu thống kê tổng hợp về học sinh, sinh viên của từng trường.
- Thống nhất tiêu chí quản lý, mẫu biểu báo cáo, dễ bổ sung, dễ tìm kiếm, dễ lưu trữ, và thực hiện chế độ bảo mật theo quy định.
Nội dung hồ sơ học sinh, sinh viên
Hồ sơ khi nhập trường
Hồ sơ khi nhập trường của học sinh, sinh viên bao gồm:
- Học bạ trung học phổ thông, trung cấp chuyên nghiệp.
- Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT, TCCN tạm thời hoặc bằng tốt nghiệp THPT, TCCN.
- Giấy khai sinh (hoặc bản sao hợp lệ).
- Giấy tờ chứng nhận chế độ ưu tiên của các đối tượng được cấp học bổng, trợ cấp và miễn giảm học phí theo quy định.
- Giấy báo trúng tuyển của trường.
- Giấy chứng nhận sức khoẻ.
- Lý lịch học sinh, sinh viên.
- Thẻ học sinh, sinh viên.
Hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện
Hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên bao gồm các nội dung sau:
- Kết quả học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên.
- Hình thức khen thưởng của học sinh, sinh viên trong học tập, nghiên cứu khoa học và tham gia các hoạt động khác.
- Hình thức kỷ luật và các trách nhiệm pháp lý mà học sinh, sinh viên bị áp dụng trong và ngoài trường.
- Những thay đổi của học sinh, sinh viên như chuyển ngành, chuyển trường, lưu ban, ngừng học, thôi học.
- Việc vay vốn tín dụng của học sinh, sinh viên.
- Tình hình đi làm thêm của học sinh, sinh viên thông qua sự giới thiệu của các đơn vị trong trường.
- Địa chỉ nội trú và việc chấp hành quy định của học sinh, sinh viên nội trú.
- Địa chỉ ngoại trú và việc chấp hành quy định của địa phương đối với học sinh, sinh viên ngoại trú.
- Việc đóng học phí của học sinh, sinh viên.
- Việc hưởng học bổng khuyến khích học tập, học bổng chính sách, trợ cấp xã hội của học sinh, sinh viên.
Hồ sơ tốt nghiệp
Hồ sơ tốt nghiệp của học sinh, sinh viên bao gồm các loại giấy tờ quy định cho hồ sơ khi nhập trường và các nội dung trong hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện.
Hình thức hồ sơ học sinh, sinh viên
Hồ sơ dưới dạng văn bản
Hồ sơ học sinh, sinh viên với các nội dung quy định được quản lý dưới dạng văn bản theo mẫu quy định.
Hồ sơ điện tử
- Các nội dung quy định được quản lý bằng hồ sơ điện tử.
- Hồ sơ điện tử quản lý học sinh, sinh viên được xây dựng trên cơ sở sử dụng phông chữ Unicode, tuân thủ đúng quy định và đảm bảo khả năng sử dụng trên mạng LAN, WAN và Internet, tích hợp, kết nối với Bộ Giáo dục và Đào tạo qua địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó..
- Việc xây dựng, sử dụng bảng mã và các vấn đề kỹ thuật cụ thể thực hiện theo quy định.
Lập, bổ sung và lưu trữ hồ sơ học sinh, sinh viên
Lập hồ sơ
- Đầu khoá học
- Hồ sơ của học sinh, sinh viên được lập chậm nhất một tháng sau khi làm thủ tục nhập trường.
- Kết thúc học kỳ một, nhà trường bổ sung thông tin còn thiếu của học sinh, sinh viên vào bộ hồ sơ đã nêu ở quy định.
- Hồ sơ cuối khoá học
- Hồ sơ cuối khoá học hoàn thiện chậm nhất một tháng sau lễ tốt nghiệp.
Bổ sung hồ sơ
- Bổ sung định kỳ sau mỗi học kỳ, năm học và cuối khoá học.
- Bổ sung thường xuyên ngay sau khi có sự kiện mới phát sinh.
Lưu trữ hồ sơ
Việc lưu trữ hồ sơ học sinh, sinh viên được thực hiện theo quy định hiện hành về lưu trữ của Nhà nước.
Tổ chức thực hiện
Chế độ báo cáo
- Hình thức báo cáo
- Trường gửi báo cáo về Bộ Giáo dục và Đào tạo qua email: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. hoặc gửi báo cáo bằng văn bản qua Vụ Công tác học sinh, sinh viên.
- Thời gian báo cáo
- Kết thúc học kỳ I hằng năm: gửi báo cáo vào ngày 25 tháng 01 (qua email) hoặc ngày 31 tháng 01 (bằng văn bản).
- Kết thúc học kỳ II hằng năm: gửi báo cáo vào ngày 25 tháng 9 (qua email) hoặc ngày 30 tháng 9 (bằng văn bản).
- Báo cáo đột xuất về các vấn đề liên quan đến học sinh, sinh viên được thực hiện ngay sau khi có sự kiện lớn, phức tạp xảy ra hoặc theo yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền.
Trách nhiệm của cơ sở giáo dục
- Lập hồ sơ cho từng học sinh, sinh viên.
- Quản lý, bổ sung, lưu trữ hồ sơ theo quy định.
- Tổng hợp tình hình học sinh, sinh viên và báo cáo theo quy định.
- Bố trí cán bộ có trách nhiệm, có nghiệp vụ về công nghệ thông tin phụ trách công tác hồ sơ học sinh, sinh viên.
- Xây dựng phần mềm quản lý học sinh, sinh viên dựa trên quy định và đặc thù của trường.
- Trang bị phương tiện và kinh phí thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên.
Khen thưởng và xử lý vi phạm
- Khen thưởng
- Việc ứng dụng và khai thác công nghệ thông tin trong quản lí học sinh, sinh viên được xem là một tiêu chuẩn xét thi đua năm học đối với các cơ sở giáo dục.
- Cá nhân, tập thể thực hiện tốt Quy định này, có nhiều đóng góp cho công tác quản lý học sinh, sinh viên sẽ được xét khen thưởng theo quy định.
- Xử lý vi phạm
- Cá nhân, tập thể có hành vi vi phạm sẽ bị xử lý tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm theo quy định của pháp luật.
Trách nhiệm kiểm tra
Vụ trưởng Vụ Công tác học sinh, sinh viên kiểm tra việc thực hiện Quy định này.
Hãy tham gia EzBeauty.vn để dễ dàng tìm hiểu các thông tin mới nhất về giáo dục và đào tạo tại Bến Tre. Truy cập https://ezbeauty.vn để khám phá thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!
KT. BỘ TRƯỞNG, THỨ TRƯỞNG Trần Văn Nhung